在疫情的影響下，全球經濟受到重大打擊，當中香港的失業率更創近17年來新高，達到7%。企業為求生存，正考慮是否應就現有的營運模式作出變化以節省成本開支。接下來，將會探討共享工作間 (Co-working Space) 如何利用已開發的數碼科技系統來減低營運成本。

香港亦有不少人選擇成為自由工作者 (Freelancer)，且大多認為在家工作難以專心，故會特意到附近的 co-working space 工作，從而保持一定的工作效率。因此，近幾年對共享工作間的需求有所上升，同時也吸引了不少人的投資。

可是人們對疫情的爆發預料不及，其後業務更因「限聚令」的推出而損失了大約3至4成的生意。考慮到共享工作間的甚礎營運成本包括水電費、人工、租金和設備維修費等，其中就以人力資源成本較能被控制。但在商家減低人力成本時，服務質素有可能因此而下降，這可利用數碼系統作挽救。

傳統預約方式

不少共享工作間仍停留在使用傳統方式，透過WhatsApp或電郵等媒介幫客人進行預約。雖然無可否認是個低成本的預約方式，但其效率為相當地低。這種傳統預約方式等候時間長，易令顧客失去耐性及降低消費慾望。預約程序亦為繁複，需與客戶反覆確認細節，效率低之如，也高機會發生人為錯誤。另外，因未能實時獲悉預約狀況而欠缺即時性，以上種種都影響了客戶的體驗。

網上預約系統 (Online Booking System)

雖然與傳統方式一樣都需經網絡處理預約，但不同之處在於網上預約系統為數碼化運作，除了系統設置需人手操控外，在處理及安排預約時所需的人手為零。

網上預約系統允許管理員在後台設置可供預約的房間及設備，更可對它們自行命名為會議室A、會議室B、會議室C等。

此外，亦可經後台設定各個項目的獨立預約行程，並以日曆形式顯示其行程，使預約編排清楚明暸。

管理員亦有權限可自由調整每節時間段，例如將某一時段設為30分鐘或刪去不適用時間。只需幾個步驟的執行，一個專屬貴企業的網上預約系統便可啟動！

下篇文章將會介紹網上預約系統 (Online Booking System) 的優點和另一個符合共享工作室營運模式的科技系統。如對網上預約系統或降低營運成本感有興趣或想有更多了解，就不要錯過啦！