在疫情的影响下，全球经济受到重大打击，当中香港的失业率更创近17年来新高，达到7%。企业为求生存，正考虑是否应就现有的运营模式作出变化以节省成本开支。接下来，将会探讨共享工作间 (Co-working Space) 如何利用已开发的数字科技系统来减低运营成本。
香港亦有不少人选择成为自由工作者 (Freelancer)，且大多认为在家工作难以专心，故会特意到附近的 co-working space 工作，从而保持一定的工作效率。因此，近几年对共享工作间的需求有所上升，同时也吸引了不少人的投资。
可是人们对疫情的爆发预料不及，其后业务更因「限聚令」的推出而损失了大约3至4成的生意。考虑到共享工作间的甚础运营成本包括水电费、人工、租金和设备维修费等，其中就以人力资源成本较能被控制。但在商家减低人力成本时，服务质素有可能因此而下降，这可利用数字系统作挽救。
传统预约方式
不少共享工作间仍停留在使用传统方式，通过WhatsApp或邮件等媒介帮客人进行预约。虽然无可否认是个低成本的预约方式，但其效率为相当地低。这种传统预约方式等候时间长，易令顾客失去耐性及降低消费欲望。预约程序亦为繁复，需与客户反复确认细节，效率低之如，也高机会发生人为错误。另外，因未能实时获悉预约状况而欠缺实时性，以上种种都影响了客户的体验。
在线预约系统 (Online Booking System)
虽然与传统方式一样都需经网络处理预约，但不同之处在于在线预约系统为数字化运作，除了系统设置需人工操控外，在处理及安排预约时所需的人工为零。
在线预约系统允许管理员在后台设置可供预约的房间及设备，更可对它们自行命名为会议室A、 会议室B、会议室C等。
此外，亦可经后台设置各个项目的独立预约行程，并以日历形式显示其行程，使预约编排清楚明暸。
管理员亦有权限可自由调整每节时间段，例如将某一时段设为30分钟或删去不适用时间。只需几个步骤的执行，一个专属贵企业的在线预约系统便可启动！
下篇文章将会介绍在线预约系统 (Online Booking System) 的优点和另一个符合共享工作室运营模式的科技系统。如对在线预约系统或降低运营成本感有兴趣或想有更多了解，就不要错过啦！